李哲维很自豪自己能在国际SOS救援中心工作
国际SOS救援中心服务于病人,ICT则为国际SOS救援中心服务,李哲维作为这个服务型企业的服务部门领头人,心里时刻都绷紧服务的弦。
17:30,国际SOS救援中心香港呼叫中心接到求救电话,一位在上海出差的客户突发急病。
17:31,香港呼叫中心联系国际SOS上海办公室,要求接收病人。
17:34,上海的工作人员发现病人医疗档案仍在香港,向北京呼叫中心发出请求,要求调用病人资料。
17:38,北京呼叫中心值班人员通知IT部总经理李哲维,同时联系香港呼叫中心,严格保密的医疗档案由首席医生一人掌管,只能通过IT部门联系,但IT部经理此时正在外休假。
17:41,联络国际SOS亚太区总经理,转接至香港IT部经理。
17:44,北京呼叫中心和香港呼叫中心建立直线联系。
18:21,病人档案从香港传输完毕。
这段惊心动魄的片段并不是发生在美国大片中,而是国际SOS救援中心(以下简称国际SOS)中华区信息技术部总经理李哲维上任不久时的一段亲身经历。
李哲维刚刚加入国际SOS一个多月,他最深的感受是,作为一个非IT企业,国际SOS在IT方面已经做得相当专业了。和绝大多数企业不同的是,他们的信息技术部不叫IT部门,而是ICT。业务的独特性使国际SOS具有一个相当规模的呼叫救援中心(Alarm Center),所以电话系统是他平时工作的重点之一。
李哲维把确保自己的手机不断电当作是每天必做的8项工作之一。不光是他,全球各地诊所以及呼叫中心的医生、接线员、部门经理都要保持全年无休的开机状态。
15秒报警机制
提到国际SOS救援中心,人们的第一反应就是公益组织。在加入国际SOS之前,李哲维自己也以为就像红十字会一样,国际SOS是个公益机构。其实不然。国际SOS的前身是亚洲紧急救援中心(简称 AEA),1998年并购国际SOS援助公司之后正式更名,是一个全球规模的盈利性商业组织。
为了保证24×7不断线的服务体系,ICT部门有着严格的上报机制,丝毫不能含糊。李哲维说:“这都是人命关天的事情。”
在据ICT办公室百米之遥的诊所里,大屏幕实时显示呼入的电话,如果在15秒之内,接线员没有接到这个电话,就会报警至上一级,到20秒、30分钟,都会逐层升级。但这种情况是不允许发生的,治病救人往往那十几秒也很关键,所以不论什么时候,都要保证有人接听电话。
讲到这里,李哲维打了个比方:比如电话系统无法正常接入,在15分钟里,他一方面需要尝试解决,检查是不是局域端或交换机出现问题,另一方面要报告给亚太区IT负责人,如果30分钟内还不能解决,就需要通知中华区CEO了。
同样还是由业务特点所决定,国际SOS非常重视硬件设备的提供和服务,在和软硬件服务提供商北电网络的合同中明确要求:发生任何紧急情况,技术支持人员必须15分钟之内远程检查系统问题,一小时内赶到现场。他们去年的服务却不能令人满意。国庆节前,李哲维正忙着重新评估北电网络的服务。
解决问题优先
对于私密性很强的医疗档案来说,网络的安全性远远不够,所以不允许服务商通过网络远程登录、安装系统。李哲维说,国际SOS目前最关注的IT技术是网络安全,因为病人的医疗档案等数据量越来越大,急需扩容,这种情况下,数据的共享和备份恢复尤为重要。
李哲维在言谈中再三强调,IT部门作为企业里的支援力量,确保系统运行稳定是最重要的,即使是在此基础上加入新技术,也要保证稳妥的测试,不能一味地急于上新系统,不然得不偿失。
谈到自己在国际SOS之前的工作经历,李哲维一脸遗憾地说,他曾经历过一次惨痛的教训。那是一个全球著名的广告公司,可能跟公司的性质有关,公司的管理也充满了“创意”。李哲维入职后不久就发现,公司在系统安全方面的机制很随意。他特意写了份建议书,希望能够建立一个日常的文件病毒库更新制度。可惜的是,这一点被忽视了。
今年六月,病毒终于大面积爆发,由于平时维护、更新、检查的工作没有跟上,突发的中毒事件导致整整一个星期,北京的两个办事处中有一个完全瘫痪。断网,宕机,每一台机器都重新装过,损失之大,不可估量。
由于每台机器的病毒库更新都不一样,没有完善的监督机制的就不能确保每人每天按时更新,而服务器上的客户资料也同样有一搭没一搭地做备份。其结果就是,客户需要前一天的数据,没有,上个月底的,磁带坏了,再往前三个月的,全都找不到。单子一律重做,损失不可不谓之惨重。
他说,程序员出身的技术人员的一个“通病”是喜欢研究和琢磨。当时,还有人提出花几天时间找出病毒的原因所在,但企业IT部门的目的是要及时解决问题,而不是搞研究,有那几天的时间应该赶紧重装机器,而不是去做分析,即使是分析也是尘埃落定之后的事情了。
现在在国际SOS更是要抢时间,这是治病救人的关键。所以,李哲维提倡员工发现问题立刻报告,大家先共同讨论,得出一个临时的解决方案。
为国际SOS搞好VIP服务
李哲维的服务意识很强,这可能和他曾在专业的IT外包服务公司EDS的工作经历有关。国际SOS本身就是一个服务型企业,且是对服务质量和效率要求都颇高的服务企业。而信息技术部又是这个服务企业里的服务部门,他的工作宗旨就是为其它部门甚至他的下属“服好务”。
以前在EDS做技术支持时和客户打交道,李哲维发现他们的很多需求和自己想象的完全不同。于是在工作中渐渐扭转了自己的思维方式,学会站在对方的角度考虑问题,比如解释一个IT术语,要用外行可以理解的方式让他明白这个词是什么意思。
来国际SOS不久的李哲维正在企业上下力推一条VIP服务制。他说,有些部门需要VIP服务,不是因为它级别高,而是这个部门的业务重要,所以对他们提出的需求务必优先考虑。比如有的部门经理需要换硬盘,而呼叫中心的经理电脑收不到邮件,后者无疑要排在前面,因为“电话系统和呼叫中心的任何小事都是大事,它们的部门经理尽管没有更高的级别和职称,也要给他们提供优先的服务”。
李哲维说,自己脑子里总绷着一根处处留心的弦,已经形成了一种下意识。看到自己部门推行的某个系统很好用,就考虑能不能把其他部门也整合进来。
要服务于其他部门,协调是一柄利器。人往往习惯于在旧有的体制下工作,不愿意做改变,每次对业务的改进都要先“以利诱之”,告诉他们能带来什么帮助,才能勾起他们的兴趣。李哲维说,自己刚上任没多久,首先还是要多听取需求,对不能实现的也不能一言拒之,而要推敲这个要求背后真正的需求点。
作为一个部门经理,李哲维深感自己对下属员工负有的责任,他也乐呵呵地尽量满足他们的各种要求。他说:“我的职责是给员工提供好的环境去工作,不能光一味地要求他们把事做好,最重要的是完成工作的同时,也帮助员工满足个人提升的愿望。”
技术出身的李哲维很理解年轻人在心理和知识方面的需求和渴望,他给下属们订阅各种技术类期刊,积极帮他们联系培训的机会,陪着他们加班,给他们买零食、选好吃的午餐。他说,有的都是比我小7、8岁的孩子,多关心他们是应该的。
聪明的CIO需要CLA
李哲维把一个CIO的三项最关键技能归纳为CLA,即沟通(Communication)、学习(Learn)、分析(Analysis)。但这些归根结底都是为了有效良好的沟通。
作为一个技术部门经理,一定要有学习的“心机”。学习其他部门的工作方式和业务流程,明白他们提出的需求,做到有的放矢;学习别的IT经理的技术和管理经验,对自己是种提高;甚至从下属员工身上也能学到很多,因为年轻人总是很快接触新生事物,李哲维也不愿意落伍。
至于分析,他说,除去业务和预算方面的分析能力,更重要的反而不是技术上的分析,而是在分析的结果上与人沟通。比如,对员工的性格、兴趣,甚至星座和血型分析之后,就能判断出大概的人格。他笑着说:“还真的挺准。”
热情活泼的人就让他多和其他部门沟通,对部门形象也是种提高;内向的人就多放在后台搞开发,因为不喜欢讲话容易让人感觉冷冰冰。李哲维接受过领导能力、人格分析等很多方面的培训,安排员工时特别注意因材施教、扬长避短,因为“把正确的人放在错误的位置上是一种极大的浪费”。
由于主要是给内部用户提供服务,李哲维针对他们的工作性质,在部门内也刻意加强一种他自己称作“Smart work(聪明工作)”的工作意识。他用这样一个例子来解释“话有三说,巧说为妙”的艺术:比如其它部门提出一个系统根本不支持的问题时,与其直接回绝不如委婉地答应说,我帮您去了解一下,看有没有更好的解决方案。事后再发邮件告诉他,经过测试我们发现,那个方案不可行。
满足各部门的需求,是IT部门共同的工作职责,也是一件头疼事。预算很紧张,尤其是业务扩展,不能要什么给什么,怎么办?控制预算就变得尤其重要,什么该买什么不该买?这和怎么用人是一个道理。
李哲维把自己的工作挑战总结为:管人、管钱、管时间,看起来简单,走起来路还很长……
24小时待命的救援中心随时都有人接电话
内部服务也要分级搞VIP |